Демонстрація фінансових агентів: кожен крок зі скріншотом
Агент звірки актів з постачальниками
запит постачальника, звірка з 1С і ЕДО, відповідь з документами, багатоітераційне листування
Постачальник пише: ви нам недоплатили
Від листа о 08:12 до відповіді з документами о 08:47, без жодного відкритого Excel
О 08:12 надійшов лист від постачальника
Звірка майже завжди починається так: постачальник пише, що ми йому недоплатили, і додає свій акт. Агент читає скриньку звірок сам, лист не чекає, поки хтось відкриє пошту.
- Скринька звірок читається кожні 10 хвилин
- Вкладення розбираються одразу: PDF, Excel, скан
- Агент нічого не видаляє і не позначає прочитаним за вас
Агент розбирає акт постачальника
Акт це просто аркуш. Агент витягає з нього період, договір, обороти і підсумкове сальдо, щоб було з чим порівнювати. Поруч видно, з якого саме місця документа взято кожне значення.
- PDF, Excel і скан обробляються однаково
- Якщо в акті немає номера договору, агент шукає його за контрагентом і періодом
- Нерозпізнане поле не вигадується, воно позначається і йде в уточнення
Спершу договір, а не цифри
Перед тим як щось рахувати, агент знаходить чинний договір і всі додаткові угоди до нього. Саме тут ховається половина суперечок: сторони дивляться в різні редакції домовленостей.
- Договори шукаються у 1С, у теці на диску і в базі знань, береться остання чинна редакція
- Якщо знайдено дві редакції з різними цінами, агент не обирає сам, а показує обидві людині
- Період акта звіряється зі строком дії договору
Усі документи по контрагенту з 1С
Далі агент піднімає з 1С усе, що було по цьому договору за квартал: надходження, оплати, повернення, коригування. Це та сама вибірка, яку бухгалтер робить руками, тільки без ручної роботи.
- Читання, не запис: у 1С агент нічого не змінює
- 128 проводок за період, разом з коригуваннями і поверненнями
- Дата в 1С береться за датою проведення, а не за датою файлу
Підписані документи з ЕДО
Облік це ще не вся правда. Агент бере другий бік: що реально підписано в ЕДО. Тут одразу видно документи, які висять без підпису, хоча в обліку вони вже проведені.
- ЕДО читається на предмет підписів обох сторін
- 44 підписані документи за квартал
- Документ, проведений в 1С, але не підписаний у ЕДО, підсвічується окремо
Порядкове зведення: 126 позицій зі 128 збіглися
Тепер два набори даних кладуться поруч. Агент не каже «у нас все сходиться», він показує, які саме рядки збіглися, а які ні. Розбіжність одна і вона на 180 000 грн.
- Зіставлення за номером, датою і сумою, з допуском на копійки
- Позиції, які збіглися, згорнуті, щоб не ховати розбіжність у стіні тексту
- Якщо номер відрізняється, а сума і дата збігаються, це показується як ймовірний збіг, а не як факт
Причина: наш платіж не врахований постачальником
Ось і причина. Оплата 180 000 грн від 30 червня пройшла у нас і в банку, а в акт постачальника не потрапила: скоріше за все вона впала до них уже наступного дня. Агент піднімає саму платіжку, а не переказує її своїми словами.
- Платіжка береться з банківської виписки, підвантаженої в 1С
- Перевіряється призначення платежу: чи той договір
- До відповіді додається копія платіжного доручення
Друга знахідка, яку ніхто не просив
Поки агент шукав розбіжність, він побачив накладну №4821 на 232 380 грн, яка в обліку проведена, а в ЕДО досі без нашого підпису. На сальдо це не впливає, але при закритті кварталу вилізе. Це окреме завдання бухгалтеру, а не частина відповіді постачальнику.
- Знахідки, що не стосуються питання, не змішуються з відповіддю
- Вони йдуть окремою задачею відповідальному
- Так само агент помічає документи без договору і документи з датою поза періодом
Відповідь, у якій кожна цифра має документ можна ввести своє жива модель
Ось те, чим відповідь агента відрізняється від відписки. Він не пише «у нас все сплачено». Він пише, що саме сплачено, коли, яким документом, і додає копію. Постачальнику нічим заперечити.
- Тон і структура листа налаштовуються під ваші правила
- До листа автоматично додаються копії названих документів
- Лист не йде нікуди, поки людина не підтвердила, поки увімкнена премодерація
Нічого не йде назовні без підтвердження
Це відповідь на питання, яке ставлять завжди: а якщо агент помилиться і напише дурницю постачальнику. У першому місяці кожен вихідний лист бачить бухгалтер. Далі ви самі вирішуєте, які випадки віддати на автопілот.
- Премодерація вмикається окремо для кожного типу дії
- Людина бачить не тільки лист, а й розрахунок під ним
- Правки людини зберігаються і враховуються в наступних листах
Лист пішов, кейс під контролем
Кейс не закривається відправкою. Агент чекає відповіді і, якщо постачальник мовчить пʼять робочих днів, сам надсилає нагадування. Тиша перестає бути способом не платити.
- Нагадування через 5 робочих днів, потім ескалація відповідальному
- Уся переписка по кейсу лежить в одному місці
- Якщо прийдуть нові документи, кейс продовжиться, а не почнеться заново
Під капотом: журнал дій
Ось повний слід роботи агента за ці 35 хвилин. Кожен рядок розгортається до конкретного запиту в систему і відповіді, яку він отримав. Питання «звідки він узяв цю цифру» закривається тут.
- Журнал зберігається повністю і доступний вашій службі внутрішнього контролю
- Видно, у яку систему пішов запит і що повернулось
- Ті самі записи лягають у щоденне зведення о 08:30
Звідки агент бере дані і що робить, якщо джерело мовчить
Це важливіше за красиві екрани. Ось усі системи, до яких агент має доступ, у якому режимі і що буде, якщо якась з них недоступна. Порожнє місце ніколи не заповнюється здогадкою.
- За замовчуванням усі системи тільки на читання
- Запис у 1С вмикається окремо і тільки на чернетки документів
- Недоступне джерело це видима позначка і повідомлення, а не тиша
Де закінчується самостійність агента
Головне заперечення до будь-якого агента: а раптом він щось зробить не так. Тому межа проводиться словами і в налаштуваннях, а не на віру.
- Межа налаштовується під вас і міняється однією кнопкою
- Усе, що впливає на гроші і на зовнішню комунікацію, за замовчуванням через людину
- Помилка агента завжди має слід у журналі і завжди відкатна
- Технічний користувач 1С на читання: обороти, проводки, договори, довідник контрагентів.
- Доступ до кабінету ЕДО на читання підписаних документів.
- Окрема поштова скринька звірок (IMAP), у яку постачальники надсилають акти.
- Місце, де живуть договори і додаткові угоди: тека на диску, база знань або 1С.
- Хто підтверджує відправку відповіді і з якої суми розбіжності це обовʼязково.
Постачальник надіслав ще документи: друга і третя ітерація
Пряма відповідь на питання, чи закінчується агент на першій відповіді
Ітерація 2: прийшли нові документи
Це той самий випадок, про який запитували: ми відповіли, а вони прислали ще документи. Кейс не починається заново, агент продовжує його з тим самим контекстом.
- Лист привʼязується до кейса за контрагентом, періодом і темою
- Нові вкладення додаються до досьє кейса
- Історія попередніх ітерацій лишається доступною
Історія кейса замість пошуку в пошті
Ось чому агент не починає з нуля. Уся історія кейса лежить в одному місці: що ми писали, що відповіли, які документи додавались і на чому зупинились.
- Кожна ітерація має дату, автора і документи
- Видно, що саме лишилось невирішеним
- Той самий екран бачить бухгалтер, якщо кейс дійде до нього
Повторна звірка з новими документами
Агент перезводить сальдо з урахуванням нових документів. І тут видно головне: ТТН підтверджує відвантаження 27 червня, а у нас приймання проведено 1 липня. Тобто помилка наша, а не їхня.
- Нові документи не приймаються на віру: ТТН зіставляється з датою приймання на складі
- Агент однаково легко визнає нашу помилку і чужу
- Дата поставки береться з ТТН, дата обліку з 1С
Агент готує коригування, але не проводить його
Це та сама межа. Агент бачить, що треба допровести документ у червні, готує чернетку коригування з розрахунком і поясненням, і віддає бухгалтеру. Кнопку «провести» тисне людина.
- Чернетка створюється в 1С зі статусом «не проведено», якщо ви даєте таке право
- Якщо права на запис немає, агент віддає готовий текст завдання
- Закритий період ніколи не змінюється без окремого рішення
Відповідь постачальнику і закриття ітерації
Агент відповідає визнанням, а не мовчанням. Це важливо для стосунків: постачальник бачить, що його документи розглянули по суті і назвали конкретну причину.
- Визнання нашої помилки теж проходить через підтвердження людини
- У листі видно, що саме виправлено і яким документом
- Після цього кейс закривається і йде у звіт тижня
Коли агент зупиняється сам
А тепер кейс, який не закрився. Правила прописані заздалегідь: три ітерації без згоди, підпис особи не з переліку уповноважених, сума понад поріг. У цих випадках агент не намагається бути розумнішим за вас.
- Пороги і правила ви задаєте на старті і міняєте в будь-який момент
- Правило спрацьовує автоматично, агент не вирішує «на око»
- Кожне спрацювання видно у журналі
Що саме отримує людина на ескалації
Ескалація це не «розберіться». Бухгалтер отримує зібране досьє: у чому суперечка, що каже договір, що надіслав постачальник, версію агента і точку, у якій сторони розійшлись.
- Досьє формується автоматично з історії кейса
- Агент прямо каже, чого йому бракує для рішення
- Після рішення людини агент дописує правило, якщо ви це підтвердите
Тижневе зведення по всіх кейсах
У пʼятницю о 17:00 приходить одне повідомлення по всіх кейсах: скільки закрито само, скільки в роботі, що застрягло і на кому. Це заміна питання «як там наші звірки».
- Зведення налаштовується під ваш ритм: щодня, щотижня, після закриття кварталу
- Кожен рядок клікабельний до кейса
- Ті самі дані доступні як вивантаження в Excel
- Правило ескалації: скільки ітерацій без згоди означає, що потрібна людина.
- Перелік осіб, чиї гарантійні листи і підписи ви визнаєте.
- Хто саме приймає рішення по спірних сумах і в яких межах.
Ціна в акті не така, як у домовленості
Другий тип роботи агента: перевірка документа не проти обліку, а проти бази домовленостей
Вхідний акт на послуги
Акт на транспортні послуги за червень. На вигляд усе нормально: 32 рейси, сума 99 200 грн. Питання тільки в тому, за якою ставкою.
- Акт приходить через ЕДО і одразу потрапляє в перевірку
- Агент розбирає не тільки суму, а й кількість і ставку
- Перевірка йде до проведення, а не після
Що каже актуальна домовленість
Агент іде не в договір взагалі, а в останню чинну редакцію ціни на дату послуги. Саме тут люди помиляються найчастіше: дивляться в стару угоду або в лист, який уже перекритий новим.
- Береться редакція, чинна на дату надання послуги, а не на сьогодні
- Джерела: додаткові угоди в 1С, тека договорів, погодження поштою
- Якщо джерела суперечать одне одному, агент показує обидва і не обирає сам
Розрахунок різниці
Агент рахує не «приблизно на 8 тисяч більше», а точно: 32 рейси на 250 грн різниці. Саме ця цифра піде постачальнику.
- Різниця рахується по кожному рядку окремо, а не по підсумку
- Якщо в акті кілька послуг, кожна перевіряється своєю редакцією
- Документ не проводиться, поки різниця не закрита
Повернення постачальнику з посиланням на документ
Лист посилається на конкретну угоду, дату і ставку. Постачальник не сперечається, бо сперечатись немає з чим: агент цитує його ж підписаний документ.
- Документ не проводиться до отримання виправленого акта
- Ініціатор закупівлі отримує копію, щоб знав про затримку
- Якщо постачальник наполягає, вмикається та сама логіка ітерацій
Те саме на всьому потоці, а не на вибірці
Людина перевіряє ціни вибірково, бо на все не вистачає часу. Агент перевіряє кожен документ. За липень так знайдено 8 актів з цінами поза домовленістю на 214 тисяч грн.
- Перевірка йде до проведення, тому переплати не стають фактом
- Кожен випадок має посилання на конкретну редакцію ціни
- Повторні порушення по одному постачальнику видно у зведенні
- Де живе актуальна ціна: додаткові угоди, прайс, лист-погодження.
- Хто має право погодити відхилення від ціни і в яких межах.
- Що робити з документом, поки ціна не підтверджена: тримати чи проводити за договірною ціною.
Агент дебіторської заборгованості
резерви і квартальний аналіз замість Excel, коментарі, що переносяться, кредитні ліміти
Резерви і квартальний аналіз замість файлу, який переносять руками
Дебіторка очима фінансиста, а не менеджера з продажу
Як це виглядає зараз
Ось те, з чого починається розмова майже в кожній компанії. Звіт вивантажили з обліку, далі його руками доробили з менеджерами, а наступного кварталу все переносять у новий файл, бо в 1С частини інформації просто немає.
- Проблема не в Excel, а в тому, що знання живе поза системою
- Кожен квартал це ручне перенесення коментарів
- Версії файлів розходяться між фінансами і продажами
Те саме, але як стан системи
Агент бере ті самі відкриті позиції з обліку і тримає їх у кошиках за строками. Це не звіт, який хтось зібрав, це поточний стан, який оновлюється кожні пів години.
- Джерело: відкриті позиції 1С, синхронізація кожні 30 хвилин
- Кошики і пороги ваші, не наші
- Стрілка зміни рахується до попереднього місяця, а не до вчора
Те, чого немає в обліку, але без чого немає аналізу
Ось ключове місце. У 1С немає обіцянок, судів, графіків реструктуризації і того, що менеджер почув по телефону. Саме тому і зʼявляється Excel. Агент тримає це поруч із сумою, а не в окремому файлі.
- Коментар привʼязаний до конкретної позиції і до клієнта, а не до рядка файлу
- Видно автора і дату, тому суперечок «хто це написав» немає
- Історію з ваших файлів ми переносимо один раз на старті
Коментар не помирає з кінцем кварталу
Це те, через що щокварталу і переносять файл. Коментар і рішення прикріплені до боргу, тому в новому кварталі вони вже на місці, з датою і автором. Переносити руками нічого не треба.
- Позиція живе, поки борг не закритий, разом з усією історією рішень
- Видно, що змінилось з минулого кварталу, а що лишилось як було
- Якщо рішення застаріло, агент сам ставить питання відповідальному
Розрахунок резерву за вашою політикою можна ввести своє
Тепер сам розрахунок. Ставки не наші, вони з вашої облікової політики. Спробуйте підставити свої і подивіться, як перерахується підсумок і порівняння з минулим кварталом.
- База кошиків береться з обліку на дату закриття кварталу
- Ставки з облікової політики, змінюються без розробки
- Індивідуальні рішення по клієнту перекривають загальну ставку
Чому резерв змінився проти минулого кварталу
Це те, що зазвичай доводиться пояснювати аудитору і керівництву руками. Агент показує рух не одним числом, а по причинах: що погасили, що перейшло в глибший кошик, що зʼявилось уперше.
- Рух розкладається на погашення, перехід між кошиками і нові суми
- Кожен рядок клікабельний до переліку клієнтів
- Той самий текст іде у пояснювальну записку до звітності
Резерв підтверджує людина
Агент не створює проводок і не затверджує резерв. Він приносить готовий розрахунок з поясненням, а рішення лишається за фінансистом і головним бухгалтером.
- Підтвердження фіксується з автором і датою
- Після підтвердження розрахунок стає версією кварталу, її не можна тихо переписати
- Проводки створює бухгалтер у 1С, агент лише готує дані
Куди це віддається далі
Результат не залишається всередині агента. Excel для тих, хто працює у файлі, Power BI для керівництва, пошта для тих, кому просто треба цифра раз на тиждень.
- Excel такий самий за структурою, як ваш поточний файл, щоб не ламати звички
- У Power BI оновлюється датасет, дашборд ваш
- Розсилка адресна, з переліком одержувачів
Журнал: хто, що і коли зробив
Той самий слід, що і в інших агентів. Особливо важливо для резервів: видно, на яких даних і о котрій годині зроблено розрахунок, який пізніше пішов у звітність.
- Запис про кожну синхронізацію з 1С
- Запис про кожне рішення людини з автором
- Журнал вивантажується для аудиту
Де закінчується самостійність агента
Дебіторка це гроші і стосунки з клієнтами, тому межа тут жорсткіша, ніж у документообігу.
- Агент ніколи не змінює суму боргу і не створює проводок
- Тон нагадувань погоджується заздалегідь
- Стоп-відвантаження це рекомендація, рішення за комерцією
- Ваша політика резервування: ставка по кожному кошику строків.
- Де зараз живуть коментарі менеджерів: файл, пошта, CRM. Ми забираємо історію одноразово.
- Хто підтверджує підсумковий резерв і в який момент кварталу.
- Чи потрібні окремі правила для судових справ і графіків реструктуризації.
Що тут нове, а що ми вже розбирали
Щоб на квартальний аналіз не витрачати час на суми, по яких рішення вже є
Питання, з якого починається квартал
Коли фінансист відкриває звіт, перше питання не «скільки всього», а «що тут нове». Бо по більшості сум рішення вже приймали, і повертатись до них це втрата часу.
- Порівняння йде з попереднім затвердженим розрахунком, а не з учора
- Позиція вважається розібраною, якщо по ній є рішення з датою
- Все інше вважається новим
Уже розібране, з рішенням і автором
Ці позиції фінансист на квартальному розборі не відкриває. По них є рішення, дата і автор, і агент сам стежить, чи рішення ще відповідає фактам.
- Рішення переносяться між кварталами автоматично
- Видно, з якого кварталу воно тягнеться
- Якщо факт розійшовся з рішенням, позиція піднімається нагору
Нове: те, що справді потребує людини
А ось те, заради чого фінансист сідає за розбір. Дев’ять позицій, по яких рішення ще немає, з підказкою від агента, чого саме бракує для рішення.
- Агент не приймає рішення за вас, він готує ґрунт
- До кожної позиції додається історія оплат і листування
- Порожня причина це теж результат: видно, що менеджер не відповів
Агент сам добирає те, чого бракує
Замість того щоб чекати квартального розбору, агент заздалегідь питає у відповідальних те, без чого рішення не приймається. До розбору половина відповідей уже є.
- Запит іде відповідальному менеджеру, а не всім підряд
- Якщо відповіді немає, це видно на розборі, з датами запитів
- Відповідь менеджера лягає у коментар з автором і датою
Що з цього виходить на розборі
До квартального розбору фінансист приходить не з порожнім файлом, а з готовою структурою: що вже вирішено, що нове, по чому є відповіді, а по чому люди мовчать.
- Розбір триває менше, бо обговорюються тільки нові позиції
- Рішення одразу лягає на позицію і поїде в наступний квартал
- Нічого не переноситься руками
- Історія рішень за попередні квартали, щоб було з чим порівнювати.
- Правило, коли старе рішення вважається застарілим.
Кредитний ліміт, драбина нагадувань і стоп-відвантаження
Оперативна частина: те, що видно продажникам, і те, що вирішує фінансист
Заявка на відвантаження понад ліміт
Класична ситуація: менеджер оформлює відвантаження, а ліміт уже вибраний. Агент бачить це в момент заявки, а не тоді, коли товар поїхав.
- Ліміти читаються з 1С, агент їх не змінює
- Попередження йде менеджеру і керівнику одночасно
- Рішення дозволити відвантаження приймає людина
Драбина нагадувань
Нагадування це не розсилка. Це послідовність з різним тоном і різними адресатами, погоджена з комерцією до запуску.
- Кожна сходинка має свій текст і свого адресата
- Ескалація йде керівнику, а не клієнту, щоб не псувати стосунки
- Будь-яку сходинку можна вимкнути для конкретного клієнта
Як виглядає саме нагадування
Нагадування посилається на конкретну накладну і строк за договором. Це не «просимо погасити заборгованість», а зрозумілий клієнту документ.
- Перелік документів формується з відкритих позицій 1С
- Тон погоджується заздалегідь, для великих клієнтів окремий
- Лист іде від вашої адреси, а не від якогось робота
Оплата зайшла, нагадування зупинились самі
Найчастіша претензія до автоматичних нагадувань: клієнт заплатив, а йому все одно пишуть. Тут нагадування зупиняються в момент зарахування, а менеджер бачить це у стрічці.
- Синхронізація з банком і 1С кожні 30 хвилин
- Часткова оплата теж зупиняє драбину і перераховує залишок
- Менеджер отримує повідомлення, а не сам шукає
- Ліміти в 1С і правило, хто може їх перевищувати.
- Тон і текст нагадувань, погоджені з комерцією.
- Хто приймає рішення про стоп-відвантаження.
Агент внутрішньогрупових розрахунків
дзеркальні сальдо, розбіжність до документа, службові записки, задача словами
Дзеркальні сальдо: хто кому винен усередині групи
Розбіжність доводиться не до суми, а до конкретного документа
Стан усіх пар щоранку о 08:30
Замість того щоб перед закриттям збирати таблиці з шести підприємств, агент звіряє всі пари щодня. Видно одразу, що сходиться, а що ні.
- Читання баз усіх юросіб групи, без запису
- Пара вважається звіреною, якщо сальдо збігаються з точністю до копійок
- Нова розбіжність понад 100 тис. грн одразу йде головбуху
Розбіжність 240 тисяч: агент шукає документ, а не суму
Тут головна відмінність від звичайного звіту. Агент не зупиняється на фразі «розбіжність 240 тисяч». Він доводить її до накладної і показує, що документ просто завис між червнем і липнем.
- Зіставлення документів у двох базах за номером, датою і сумою
- Перевіряється дата проведення в кожній базі окремо
- Найчастіша причина в групі це саме перетин періодів
Чернетка коригування для головбуха
Агент готує коригування, але не проводить його. Причина проста: це закритий період і чужа юрособа, тут ціна автоматичної помилки вища за зекономлений час.
- Якщо ви даєте право запису, чернетка створюється в 1С зі статусом «не проведено»
- Якщо права немає, агент віддає готовий опис завдання
- Після проведення агент сам перезвіряє пару
Друга розбіжність: документа ще немає
Другий випадок чесніший до реальності: агент бачить різницю 7 600 грн і не знаходить під неї документа. Він так і каже, а не вигадує пояснення.
- Якщо документ не знайдено, агент не будує гіпотез як факт
- Він показує, де шукав і що саме не знайшов
- Питання йде відповідальному з обох боків пари
Пакет для елімінацій перед закриттям
Перед закриттям кварталу агент віддає готовий пакет: усі внутрішньогрупові обороти і сальдо в розрізі пар, з позначками, де підстава підтверджена, а де ні.
- Формат пакета узгоджується з тим, як ви робите консолідацію
- Кожна сума має посилання на документи обох боків
- Непідтверджені суми не ховаються у підсумку
- Доступ до баз усіх юросіб групи на читання внутрішньогрупових оборотів.
- Перелік пар, які мають сходитись, і що саме вважається парою.
- Хто має право проводити коригування в кожній юрособі.
- Правило для закритих періодів: коли можна допровести, а коли тільки наступним періодом.
Агент сам виставляє службові записки за регулярним розподілом
Пряма відповідь на питання, чи він тільки підсвічує, чи ініціює сам
Прийшов рахунок за комунальні
Кожного місяця приходить один рахунок на всю площу, а користуються нею кілька підприємств групи. Раніше це ділив економіст руками у файлі.
- Рахунок береться з пошти або через API постачальника послуг
- Сума і період витягуються з документа, а не вводяться руками
- Якщо рахунок не прийшов до 5 числа, агент нагадує сам
Розподіл за базою, а не «як минулого разу»
Агент бере базу розподілу: показники лічильників і площі за липень. Частки міняються щомісяця, тому копіювати минулий місяць неправильно, і саме тут люди помиляються.
- База береться з ваших даних, а не з памʼяті агента
- Частки перераховуються щомісяця
- Якщо сума часток не дорівнює сумі рахунка, агент зупиняється і не виставляє нічого
Агент виставляє записку сам
Ось відповідь на питання, чи він щось ініціює. Так, ініціює: створює службову записку в системі, а не пише комусь «зробіть, будь ласка».
- Формат записки узгоджується з вашою системою
- Номер присвоюється вашою системою, а не агентом
- Записка одразу йде на підтвердження керівнику підприємства
Що зависло без підтвердження
Записки, які ніхто не підтвердив, зазвичай і ламають закриття місяця. Агент бачить їх сам і нагадує, а на пʼятий день піднімає у фінансовий відділ.
- Нагадування керівнику на третій день
- Сповіщення фінансовому відділу на пʼятий
- Агент ніколи не підтверджує записку сам за керівника
Межа: що агент робить сам, а що ні
Ініціювати документ і провести його це різні речі. Агент створює і рахує, підтверджує керівник. Ця межа і робить схему прийнятною для фінансів.
- Агент ніколи не підтверджує записку за людину
- База розподілу міняється тільки з вашого боку
- Будь-яку записку можна відхилити з коментарем, і це стане правилом на майбутнє
- Доступ до системи внутрішніх записок або домовленість, у якому вигляді агент віддає документ.
- База розподілу: площі, лічильники, кількість людей, те, чим ви ділите.
- Перелік керівників, які підтверджують записки по кожному підприємству.
- Що робити, якщо керівник не підтвердив: нагадувати, ескалувати чи проводити за замовчуванням.
Задача словами: «вистав Логістик-Центру оренду складу за серпень»
Фраза у чаті стає документом у вашій системі, з підставою і на підтвердження
Задача поставлена звичайною фразою можна ввести своє
Ніякої форми з полями. Фінансист пише те саме, що написав би колезі. Спробуйте поставити свою задачу у полі нижче.
- Розуміються скорочення і назви підприємств так, як їх називають у вас
- Якщо фраза неоднозначна, агент перепитує, а не вгадує
- Мова довільна: українська або російська
Що агент зробив з цією фразою
Агент розібрав фразу на складові і сам знайшов усе інше: договір внутрішньої оренди, ставку, площу і період. Нічого з цього у фразі не було.
- Ставка береться з чинного договору на дату періоду
- Площа з додатка до договору
- Якщо договору немає, агент так і каже і документа не створює
Фраза стала структурованим запитом
Ось те, що реально йде у вашу систему. Це не текст, а структура з полями, тому документ створюється так само, як його створила б людина через форму.
- Склад полів узгоджується з вашою системою на етапі інтеграції
- Якщо поле обовʼязкове і його немає, запит не відправляється
- Кожен запит зберігається у журналі разом з відповіддю системи
Коли у фразі бракує даних
Найважливіше в цьому сценарії не вдалий випадок, а невдалий. Якщо у фразі бракує періоду або одержувача, агент не підставляє своє і не створює документ навмання.
- Питання ставиться одне і конкретне, а не список з десяти пунктів
- Відповідь людини дописується до тієї самої задачі
- Документ створюється тільки після того, як усі обовʼязкові поля відомі
- Договори внутрішньої оренди і ставки в доступному агенту вигляді.
- Формат документа, який приймає ваша система записок.
- Хто підтверджує разові виставлення.
Агент обробки вхідної первинки
документ у облік, черга уточнень, ескалація у два боки, навчання через підтвердження
Вхідний документ від надходження до чернетки в 1С
312 документів за день, 92% без участі людини
Потік за день: 312 документів
Спочатку масштаб. За день приходить понад триста документів з трьох різних місць. Людина фізично не може перевірити кожен, тому перевіряє вибірково, і саме там ховаються переплати.
- ЕДО читається кожні 15 хвилин, пошта кожні 15 хвилин
- Скани і фото проходять розпізнавання
- Кожен документ отримує свій номер у черзі і статус
Документ надійшов через ЕДО
Накладна на 618 тисяч, 24 позиції. Раніше її набивали руками або звіряли по рядку. Агент бере її одразу після підписання.
- Документи з ЕДО приходять уже структуровані, це найпростіший випадок
- Пошта і скани дають той самий результат, але через розпізнавання
- Дублі відсікаються за номером, датою і сумою
Розпізнані поля з позначкою впевненості
Агент показує не тільки те, що він прочитав, а й наскільки він у цьому впевнений. Поле з низькою впевненістю не проводиться автоматично, навіть якщо решта документа ідеальна.
- Поріг впевненості налаштовується, за замовчуванням 0,95 для сум і 0,9 для тексту
- Нижче порогу документ іде на підтвердження людині
- Для сканів додатково перевіряється арифметика рядків і підсумку
Пошук договору і замовлення в 1С
Документ сам по собі нічого не означає. Агент шукає, під що він прийшов: договір, замовлення постачальнику і залишок по цьому замовленню.
- Замовлення шукається за номером у документі, а якщо його немає, за постачальником і номенклатурою
- Перевіряється, чи замовлення ще відкрите
- Якщо замовлення немає взагалі, це окремий випадок, він у наступному сценарії
Ціни проти договору, а не проти минулого разу
Ціна перевіряється по кожній позиції окремо, проти чинної редакції договору на дату документа. Це та сама перевірка, яку люди роблять вибірково, а агент робить на всьому потоці.
- Береться редакція ціни, чинна на дату документа
- Допуск на копійки налаштовується
- Будь-яке відхилення зупиняє автопроведення
Чернетка в 1С, а не проведений документ
Агент створює документ надходження зі статусом «не проведено». Це відповідь на найчастіше заперечення: він не пише у ваш облік нічого, що не бачила людина.
- Право на створення чернеток дається окремо і тільки на цей тип документа
- Проводить бухгалтер, одним кліком зі списку
- Якщо ви не хочете давати право запису взагалі, агент віддає підготовлені дані для ручного вводу
Правила автопроведення
Ось де ви самі вирішуєте, скільки самостійності дати. Це не наша чорна скринька, це таблиця, яку ми заповнюємо разом на старті і міняємо в будь-який момент.
- Кожне правило вмикається окремо
- Можна почати з нуля автоматизму і додавати поступово
- Будь-яке правило вимикається однією кнопкою
Журнал по документу
Для первинки журнал важливий особливо: якщо через півроку виникне питання по документу, видно, звідки він прийшов, що агент перевірив і хто його провів.
- Запис по кожному документу, а не тільки по подіях дня
- Видно версію ціни, з якою звірявся агент
- Журнал вивантажується для аудиту
- Технічний користувач 1С з правом читати договори, замовлення і довідники.
- Окреме право на створення чернеток документів надходження, якщо ви хочете, щоб агент їх створював.
- Доступ до ЕДО і до поштової скриньки первинки.
- Приклади документів кожного типу від основних постачальників, штук по пʼять.
Агенту не вистачає даних: він питає джерело або людину
Пряма відповідь на питання, чи він зупиняється там, де не вийшло створити документ
Питання, яке ставлять завжди
Формулювання майже дослівне: приходить документ, агент пробує завести його в систему, а йому чогось не вистачає. Довідників немає, номенклатуру не знаходить. Він зупиняється чи щось робить?
- Відповідь коротка: у нього є дві гілки ескалації
- Перша гілка це джерело документа, тобто постачальник
- Друга гілка це ваша людина, яка може дати те, чого бракує
Випадок перший: проблема в документі
Скан акта зроблено фото під кутом, частина рядків не читається. Агент не намагається вгадати суму. Він фіксує, що саме не прочиталось, і пише постачальнику.
- Впевненість нижча за поріг це стоп, а не привід ризикнути
- У листі вказується конкретно, що саме потрібно
- Документ чекає нового скана і не потрапляє в облік
Лист у джерело: конкретно, що саме потрібно
Це і є та сама перша гілка: агент іде туди, звідки прийшов документ. Не «перезалийте, будь ласка», а перелік конкретних полів.
- Лист іде від вашої адреси, за вашим шаблоном
- Постачальник відповідає на той самий лист, агент підхоплює відповідь
- Якщо відповіді немає добу, підключається ваша людина
Випадок другий: проблема в наших даних
Тут документ нормальний, а от у нас немає номенклатури і немає контрагента в довіднику. Це вже друга гілка: питання йде нашій людині, а не постачальнику.
- Агент показує, що саме він шукав і за якими ознаками
- Він пропонує варіант, але не створює позицію довідника сам
- Створення довідників це те, що бізнес часто не віддає автоматиці, і це нормально
Черга уточнень: причина, відповідальний, час
Ось як це виглядає в кінці дня. Не «щось не завелось», а шість рядків з причиною, відповідальним і таймером. Ця черга і є робочий список бухгалтера.
- Черга живе всередині агента, у 1С нічого зайвого не створюється
- Кожен рядок відкривається до документа і до переписки
- Прострочені уточнення підсвічуються
Що буде, якщо не відповіли
Уточнення без відповіді це така сама проблема, як помилка. Тому у кожного є таймер і адресат ескалації.
- Таймери ставите ви, не ми
- Ескалація йде людині, а не в порожнечу
- Прострочені уточнення видно у зведенні дня о 18:00
Межа: чого агент не робить ніколи
Ключова відповідь на побоювання: агент не «щось там створює в системі», щоб закрити задачу. Він або має повні дані, або чекає людину.
- Довідники створює людина, якщо ви не вирішите інакше
- Документ з непідтвердженими полями не проводиться
- Будь-яка дія агента відкатна і має слід
- Хто відповідає за кожен тип уточнення: закупівлі, бухгалтерія, склад.
- Правило, за скільки годин уточнення вважається простроченим.
- Чи має агент право писати постачальнику напряму, чи тільки через вашу людину.
Агент вчиться, але не з однієї підказки
Відповідь на питання: а якщо премодератор підкаже неправильно
Питання клієнта дослівно
Це найрозумніше питання, яке нам ставили про навчання агентів. Якщо агент вчиться з підказок людей, то одна неправильна підказка отруює логіку. Що з цим робити.
- Відповідь у трьох речах: підтвердження, історія, відкат
- Плюс другий рівень погодження там, де дорого помилятись
- Правило ніколи не вмикається з одного кліку
Рівні підтвердження за ціною помилки
Друга частина відповіді. Якщо підказує людина невисокого рангу, а ціна помилки велика, рішення йде вище. Це налаштовується за сумою і за типом випадку.
- Рівні задаються один раз і міняються без розробки
- Можна зробити три рівні для критичних операцій
- Агент завжди показує, хто підтвердив правило
Що буде, якщо підказали неправильно
Розберемо саме той поганий випадок. Бухгалтер помилково змапив нову номенклатуру на схожу позицію. Дивимось, що станеться далі.
- Одне рішення не стає правилом, тому масштаб помилки обмежений
- Агент сам помічає, що рішення розходиться з іншими ознаками
- Виправлення теж має автора і дату
Перший місяць: усе через людину
На старті автопілота немає взагалі. Перший місяць агент працює як дуже швидкий помічник: усе готує, нічого не проводить. І тільки на цих даних ви вирішуєте, що віддати на автомат.
- Це не наша обережність, це спосіб зібрати статистику на ваших документах
- Наприкінці місяця ви бачите, скільки разів агент був правий
- Автопілот вмикається типами випадків, а не одним рубильником
- Хто має право підтверджувати правила по кожному типу випадку.
- Поріг суми, вище якого потрібне друге підтвердження.
- Чи потрібен вам період, коли всі правила тільки пропонуються і нічого не вмикається автоматично.
Агент звітності
універсальні звіти 1С за фразою, Excel, пошта, Power BI
Універсальний звіт 1С за фразою, без конструктора
Пряма відповідь на питання, чи вміє агент працювати з універсальними звітами самостійно
Запит звичайною фразою можна ввести своє жива модель
Ніхто не відкриває конструктор звіту і не згадує, як називається потрібний звіт. Людина пише те, що їй треба. Спробуйте свій запит у полі нижче, він піде у справжню модель, якщо вона підключена.
- Мова довільна: українська або російська
- Можна вказати період словами: «за 2 квартал», «за липень», «з початку року»
- Якщо запит неоднозначний, агент уточнює, а не вгадує
Агент підібрав звіт і заповнив параметри
Ось що сталось з фразою. Агент вибрав потрібний звіт зі списку дозволених і заповнив налаштування. Ці ж поля відкриває людина, коли робить звіт руками.
- Агент запускає тільки ті звіти, які ви йому дозволили
- Період розпізнається з фрази і показується явно, щоб не було непорозумінь
- Якщо контрагента з такою назвою кілька, агент перепитає
Результат за 40 секунд
Таблиця у чаті або в пошті, залежно від того, як зручно. І одразу видно джерело кожного числа: це той самий звіт 1С, а не окрема база агента.
- Дані читаються з 1С у момент запиту, а не з копії
- Підсумок звіряється з сальдо, щоб не було розбіжності з обліком
- Той самий результат можна одразу вивантажити
Другий приклад: прострочена дебіторка по менеджерах
Той самий механізм на іншому звіті. Тут важливий не результат, а те, що агент сам зрозумів: потрібен зріз лише простроченої заборгованості і групування по менеджеру.
- «Прострочена» це відбір, а не окремий звіт
- «По менеджерах» це групування, агент бере поле відповідального з довідника
- Цей звіт стоїть на розкладі щопонеділка о 09:00
Третій приклад: рух грошей по статтях
І ще один тип, який зазвичай просять терміново і на нараду. Період і групування знову з фрази.
- Статті беруться з вашого довідника статей, а не з нашого
- Якщо стаття не заповнена в документі, вона так і показується, а не ховається
- Такий звіт зазвичай ставлять на щоденний розклад
Правила і обмеження
Звіти це найпростіший спосіб випадково винести назовні те, що не можна. Тому у звітності свої правила: по персональних даних, по важких запитах і по одержувачах.
- Список дозволених звітів обмежений і узгоджений
- Персональні дані віддаються тільки переліченим одержувачам
- Важкий звіт не кладе базу: агент попереджає і пропонує звузити період
Куди лягає результат
Звіт рідко потрібен сам по собі. Одним людям треба Excel, керівництву дашборд, комусь просто лист раз на тиждень. Це одні й ті самі дані у трьох формах.
- Excel у тій структурі, у якій ви звикли
- У Power BI оновлюється датасет, дашборд лишається ваш
- Розсилка адресна, з переліком одержувачів і можливістю вимкнути
Журнал запитів
Видно, хто що питав і які дані отримав. Для звітності з персональними даними це не формальність, а вимога.
- Запис по кожному запиту: автор, текст, звіт, параметри
- Видно, кому пішов результат
- Журнал вивантажується для внутрішнього контролю
- Технічний користувач 1С з правом виконувати універсальні звіти.
- Перелік звітів, які агенту дозволено запускати, і по яких обʼєктах.
- Правило по персональних даних: які звіти кому можна віддавати.
- Якщо потрібен Power BI: доступ до робочої області і назви датасетів.
Звіти на розкладі і оновлення Power BI
Те, що зараз роблять руками щоранку або щопонеділка
Розклад як список, а не як домовленість
Зараз регулярні звіти тримаються на памʼяті конкретних людей. Тут це список: коли, що, кому і в якому форматі. Видно все і одразу.
- Будь-який рядок вимикається однією кнопкою
- Нові рядки додаються фразою, без розробки
- Якщо звіт не пішов, це видно і про це приходить повідомлення
Що буде, якщо звіт не виконався
Найгірше в автоматичних звітах це тиша. Якщо база була недоступна, ви маєте про це дізнатись, а не думати, що цифр немає, бо не було руху.
- Невдалий запуск це повідомлення, а не порожній лист
- Агент повторює спробу за розкладом
- У кожному звіті видно час, на який актуальні дані
Як додати новий регулярний звіт
Найзручніше в цьому те, що новий регулярний звіт не потребує розробки. Достатньо тієї самої фрази і слова «щопонеділка».
- Агент показує, як він зрозумів розклад, і чекає підтвердження
- Перший запуск можна зробити одразу, щоб перевірити результат
- Одержувачі задаються списком, а не «всім, кого треба»
Скільки це знімає роботи
Порахуємо чесно. Агент звітності не робить чудес, він забирає рутину підготовки. Ось на чому саме економія і де її немає.
- Економія там, де звіт регулярний і однаковий
- Економії немає там, де потрібне судження людини
- Ми не рахуємо як економію те, чого раніше просто не робили
- Перелік регулярних звітів і одержувачів.
- Доступ до робочої області Power BI, якщо він у вас використовується.
- Поштова скринька, з якої йдуть розсилки.
Як це впроваджується
тестування, ціна під ваші обсяги, доступи, безпека
Як ми перевіряємо агента до того, як пустити його на живі дані
Найчастіше про це не питають, а потім дивуються. Тому показуємо самі
Прогін на ваших історичних документах
Ми не питаємо «ну як, схоже на правду». Ми беремо ваші документи за минулі місяці, де відповідь уже відома, і порівнюємо те, що зробив би агент, з тим, що зробила людина.
- Беремо період, який уже закритий, тому правильна відповідь відома
- Розбіжності розбираємо поштучно, а не у відсотках
- Результат прогону це документ, а не усна оцінка
Що саме ми ловимо
Помилки агентів у фінансах бувають чотирьох видів. Ми перевіряємо кожен окремо, бо ловляться вони по-різному.
- Найнебезпечніша помилка це правдоподібна вигадана цифра
- Друга за небезпекою це тиха відмова, коли агент нічого не зробив і промовчав
- Обидві перевіряються окремими прогонами
Два тижні під наглядом
Третій етап найважливіший. Агент уже працює на живому потоці, але кожна дія проходить через людину. Це не формальність, а спосіб зібрати цифри для рішення про автопілот.
- Мінімум два тижні, зазвичай місяць
- Наприкінці ви бачите, скільки разів агент був правий і де саме помилявся
- Автопілот вмикається типами випадків, а не одним рубильником
Що ми віддаємо на виході етапу
Щоб не було ситуації «ми щось налаштували, повірте». Після тестування ви отримуєте документи, за якими можна перевірити нас.
- Звіт прогону з переліком розбіжностей
- Таблиця правил і порогів, погоджена вами
- Журнал за весь період нагляду
- Історичні документи за 2 до 3 місяців: акти, накладні, рахунки, звірки.
- Кілька закритих кейсів, де відомо, чим усе закінчилось, для перевірки логіки.
- Людина з вашого боку, яка підтвердить, що результат правильний.
Скільки це коштує під ваші обсяги
Живий калькулятор: посуньте свої цифри і подивіться, що виходить
Порахуйте на своїх обсягах
Посуньте повзунки або впишіть свої числа. Праворуч перерахується вартість роботи моделі, підписка і те, скільки рутини знімається у ставках.
- Робота моделі рахується за обсягом, це найзмінніша частина
- Підписка це підтримка, сервер і дрібні правки правил
- Впровадження разове і залежить від інтеграцій, а не від обсягу
За що саме ви платите
Три частини і жодної четвертої. Впровадження разово, підписка щомісяця, нові процеси окремо. Дрібні правила і пороги міняються в межах підписки, за це ми не рахуємо.
- Токени моделі входять у підписку, ви не отримаєте окремого рахунка за них
- Сервер і оновлення теж у підписці
- Окремо рахується тільки те, чого не було в брифі
Як рахувати окупність
Найчастіше питають, скільки людей агент має замінити, щоб окупитись. Рахувати краще навпаки: скільки годин рутини знімається і скільки коштує година.
- Ми не обіцяємо звільнень, ми рахуємо зняті години
- До економії часу додається те, що не стало переплатою
- Порядок окупності 3 до 4 місяців при типових обсягах
Модель співпраці
Було питання, чи це підписка і чи кожна доробка це окремі гроші. Коротко: підтримка під ключ у підписці, нові процеси окремо.
- Підписка включає токени, сервер і кілька годин роботи на місяць
- Пороги, тексти листів, розклади міняються в межах підписки
- Новий процес або нова система це окрема оцінка
- Ваші приблизні обсяги: документи, акти, клієнти, звіти.
- Перелік систем для інтеграції, бо саме він впливає на вартість впровадження.
Що потрібно від вас, щоб це запрацювало
Готовий список, який можна віддати своєму ІТ і бухгалтерії
Доступи до систем
Починаємо з доступів, бо це найдовше. Важливо: спочатку тестовий контур і тільки читання. Права на запис обговорюємо окремо і пізніше.
- Технічний користувач окремий, не чийсь особистий
- Спочатку тільки читання, запис тільки на чернетки і тільки за вашим рішенням
- Усі доступи оформлюються під NDA
Дані і документи
Друге за важливістю. Нам потрібні ваші реальні документи, щоб агент навчився на них, а не на вигаданих прикладах.
- Документи можна знеособити, якщо це критично
- Достатньо історії за 2 до 3 місяців
- Чим різноманітніші приклади, тим менше сюрпризів потім
Рішення, які маєте прийняти ви
Це та частина, яку не можна делегувати нам. Пороги, ескалації і межі самостійності агента визначаєте ви, ми лише показуємо варіанти.
- Кожне рішення можна змінити пізніше, це не бетон
- Ми приносимо варіанти з інших впроваджень, щоб було з чого вибирати
- Без цих рішень агента не можна запускати назовні
Скільки це займає часу
Реалістичні строки, без прикрас. Найдовше не розробка, а збір доступів на вашому боці.
- Строк рахується від моменту, коли є доступи
- Пілот на одному агенті швидший, ніж усі пʼять одразу
- Ми рекомендуємо починати з одного або двох агентів
- Одна відповідальна людина з вашого боку, яка збирає цей список.
- Готовність дати тестовий контур, а не одразу бойову базу.
Безпека: що виходить за контур, а що ні
Для фінансових даних це питання зазвичай вирішальне
Що лишається у вас, а що виходить
Головне правило: до моделі йде не база, а рівно той фрагмент, який потрібен для конкретної дії. Уся решта лишається у ваших системах.
- Копії вашої бази ми не робимо
- Дані беруться на час обробки конкретного документа
- Персональні дані маскуються, якщо вони не потрібні для завдання
Доступи і сліди
Друга частина безпеки не про модель, а про доступи. Агент має рівно ті права, які йому дали, і кожна його дія лишає слід.
- Окремий технічний користувач, а не чийсь особистий
- Права на читання і на запис розділені
- Будь-яку дію видно у журналі з часом і результатом
Питання, які варто поставити нам
Це не риторика. Ось перелік питань, які ваша служба безпеки має право поставити будь-якому підряднику, включно з нами.
- Відповіді ми даємо письмово, а не на словах
- Якщо на щось відповідь незручна, ми скажемо прямо
- Це нормальна частина процесу, а не недовіра
- Ваші вимоги з боку служби безпеки і ІТ.
- Рішення, чи допускається обробка даних поза вашим контуром.